Der Stapel wird immer größer, die Liste im Kopf länger und weit und breit ist kein Anfang zu sehen. In der Schule war alles noch ganz einfach. Aufgaben fein portioniert in kleinen Häppchen. Schön vorbereitet und auf dem Tablett angerichtet. Du musst einfach nur machen. Und dann kommst du an die Uni und wirst von der Welle an Informationen und Daten einfach weggeschwemmt. Da den Überblick zu behalten, organisiert zu sein und überhaupt den Anfang zu finden, ist gar nicht so einfach. Mich zu strukturieren, produktiv zu sein und effizient zu arbeiten, musste ich erst lernen. Ich habe mich wahnsinnig viel mit dem Thema beschäftigt, um einen Weg für mich zu finden, der am besten für mich funktioniert. Und das hat sich ausgezahlt, nicht nur das Studium wurde dadurch leichter, auch im Berufsleben, bin ich für jeden kleinen Trick dankbar, der mir das Leben erleichtert. Mit einer guten Struktur und einem Weg, den Überblick zu behalten, auch wenn es mal stressig wird, lässt sich der Alltag viel leichter bestreiten. Ganz nach dem Motto: Gut aufgeschrieben ist halb erledigt! Das möchte ich gerne mit dir teilen, deswegen habe ich mal meine 10 Tipps zusammen geschrieben, die mir das Leben leichter machen. Vielleicht ist ja auch das ein oder andere für dich dabei.

 

1. Alles aufschreiben

Schreib alles auf, was zu erledigen ist und alles, was dir im Kopf herum schwirrt. Ob es mit deiner Arbeit oder deinem Projekt zu tun hat, oder um etwas ganz anderes geht, ist egal. Schreib es mit auf. Denn alles was im Kopf herumschwirrt lenkt dich ab und fordert deine Aufmerksamkeit. Du verbrauchst Energie damit, es präsent zu halten, auch wenn du das gar nicht willst. Aber dein Gehirn sieht das anders. Du kennst das sicher, wenn einem mitten in der Nacht einfällt, dass man mal einen Termin bei Friseur machen wollte oder der Zahnarzt-Termin auch mal wieder fällig wäre. Nun ja, das Problem ist nur, dass man in diesem Moment völlig unfähig ist entsprechend zu handeln. Und sowas schwebt immer wieder im Hinterkopf und fordert deine Konzentration. Wenn du dich gut organisieren willst und frei von allerlei Ablenkungen sein willst, hilft es, alles aufzuschreiben. Denn sobald man etwas aufgeschrieben hat, gibt sich das Gehirn zufrieden und du fühlst dich entspannter.  So kannst du dich viel besser konzentrieren. Wichtig ist nur, dass du immer mal wieder einen Blick auf deine Liste wirfst, damit su auch nichts vergisst. Die Methode dahinter nennt sich Getting-things-done und ist Kern des Buches „Wie ich die Dinge geregelt kriege von David Allen. Wenn du gerne mir zu diesem Thema Produktivität und Organisation wissen willst, kann ich dir das Buch wärmstens ans Herz legen. Es enthält wirklich viele Tipps und praktische Anleitungen.

 

2. Setze Prioritäten

Wenn du alles Aufschreiben hast, sieh dir deine Liste noch einmal ganz ihn Ruhe an und entscheide wie wichtig die einzelnen Punkte sind. Am besten sortierst du deine To-Do’s nach Wichtigkeit. Dann weißt du, in welcher Reihenfolge du vorgehen musst und kannst eins nach dem anderen Abarbeiten.

 

3. Pimp deine To-Do-Liste

Mit einem Stift in der Hand kann ich einfach viel besser denken. Dinge aufzuschreiben, sich strukturieren und sich einen Überblick zu schaffen, gibt mir gleich ein besseres Gefühl. Mit einem Kopf voller Ideen hab ich das Gefühl, mich ein bisschen sortieren zu können. Und was optisch ansprechbar ist, geht gleich viel leichter von der Hand. Unterschiedliche Schriften, kleine Kästchen und Illustrationen helfen dir, Dinge hervorzuheben und ein bisschen mehr Spaß beim Aufschreiben aller To-Dos’s zu haben. Ein willkommener Nebeneffekt ist, dass es dich aufmuntern wird, die Liste immer wieder in die Hand zu nehmen.

 

4. Führe einen Kalender oder ein Bullet Journal

Es ist eigentlich so offensichtlich, aber dennoch elementar. Mit einem Kalender hat man alle Termine im Blick und nichts geht vergessen. Während ich immer krampfhaft versuche mich an Geburtstage zu erinnern, hilft es mir enorm alles in meinen Kalender einzutragen. Indem ich immer mal wieder durchblättere brennt es sich in meinem Gedächtnis ein und ich weiß immer Bescheid, wenn etwas (wichtiges) ansteht.

 

5. Mach Eins nach dem Anderen

denn die Wahrheit ist, Multitasking ist eine Lüge. Nachdem du alles aufgeschrieben und geordnet hast und es losgehen kann, ist es super wichtig, eins nah dem anderen zu erledigen. Wenn du versuchst mehrere Dinge gleichzeitig zu machen, springt dein Gehirn ganz schnell zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her. Das fordert viel Kraft und Konzentration und macht nicht nicht unbedingt produktiver. Indem du dich immer nur auf eine Sache konzentrierst, bist du mehr bei der Sache und kannst viel effizienter daran arbeiten. Probier’s mal aus, du wirst sehen, du bist viel schneller, als wenn du versuchst alles nebeneinander gleichzeitig zu machen.

 

 

6. Probiere es mal mit dem 10 Minuten-Prinzip

Das ist ein hilfreiches Mittel, um deinen inneren Schweinehund ein bisschen auszutricksen. Du setzt dich für 10 Minuten hin, um eine Aufgabe zu erledigen. Sei es lernen, eine unliebsame Aufgabe erledigen oder etwas Kreatives zu machen. Bring dich dazu nur 10 Minuten daran zu arbeiten. Wenn es schlecht läuft, hörst du wieder auf und probierst es morgen nochmal. Und wenn es gut läuft, wunderbar – dann bleib dran! Der Gedanke dahinter ist, dass es uns oft schwer fällt, uns selbst zu überwinden, mit etwas anzufangen. Weil wir uns zu müde fühlen oder schlichtweg einfach zu bequem sind. Wenn wir uns selbst vornehmen uns nur 10 Minuten damit zu beschäftigen, ist das eine überschaubare Zeit und klingt gar nicht mehr so groß und unüberwindbar. Oft ist es dann so, dass man, wenn man erstmal angefangen hat, merkt, dass es gar nicht so schlimm ist, wie gedacht oder im besten Fall sogar Spaß macht. Probier’s mal aus, bei mir klappt das meistens überraschend gut. Und wenn es eben nichts wird, ist auch nichts verloren, schlechte Tage gibt’s eben auch. Das kennen wir alle. Versuch es morgen nochmal.

 

7. Überlaste dich nicht selbst

3-5 Punkte auf deiner To-Do-Liste sind völlig ausreichend. Das klingt wenig, aber es gibt immer wieder unerwartete Dinge, die dazwischen kommen. Dinge der Kategorie Superwichtig-und-muss-sofort-erledigt-werden. Dazu kommt die Tatsache , dass wir leider nicht durchgehend Höchstleistungen erbringen können und Momente ohne Konzentration einfach dazu gehören. Setze dir bei deiner Planung unbedingt realistische Zeitfenster. Ein Beispiel ist der Anruf, der theoretisch nur 10 Minuten dauert. Mach hier nicht den Fehler dafür nur 10 Minuten einzuplanen. Ich mache das selbst wahnsinnig gerne, ganz nach dem Motto „Jaja, das geht schnell, ich hab immerhin noch mehr zu tun“, aber dann hängst du in der Warteschleife, kannst die Person nicht erreichen, oder erreichst die Person, aber diese kann dir nicht weiterhelfen, und schwups zieht sich die ganze Sache viel länger, als du erwartet. Du gerätst in Zeitverzug und der Stresspegel steigt. Vermeide das, indem du realistische Zeitfenster einplanst und Puffer dazwischen einbaust.

 

8. Eat the Frog first

Der Frosch ist die Aufgabe, die am unbequemsten oder schwierigsten ist. Sowas, bei dem man beim bloßen Gedanken daran, schon keine Lust mehr hat. Etwas, das man immer weiter vor sich her schiebt. Aber jetzt ist Schluss mit den Ausreden, denn das Geheimnis ist, sich diese Sache als Erstes vorzunehmen. Es anpacken und hinter sich zu bringen, denn wenn das geschafft ist, wird alles viel leichter gehen. Versprochen!

 

9. Brich große  Aufgaben auf kleine Einzelschritte herunter

Wir kennen es alle, wollen Anfangen voller Motivation und dann stehst du vor dem Berg und bist völlig ahnungslos, wie du ihn erklimmen sollst. Mach dir bewusst, welche Teilaufgaben zu der übergeordneten Aufgabe gehören und brich es in alle Einzelschritte herunter. So klein, bis du jeden einzelnen Schritt ganz einfach erledigen kannst. Schnüre aus dem Berg ganz viele kleine einzelne Päckchen, dann schreckt es nicht mehr ab und lässt sich viel einfacher erledigen.

 

10. Viel trinken und gesunde Snacks für Zwischendurch

Um produktiv und konzentriert zu sein, ist es extrem wichtig, auf deinen Körper zu achten. Wir wissen es alle, Schlaf ist das A und O und nur wer ausreichend trinkt vermeidet Kopfweh und kann sich konzentrieren. Ich für meinen Teil, habe Snacks immer ein bisschen unterschätzt, aber wenn man lange konzentiert arbeitet merkt man gar nicht das aufkommende Hungergefühl. Eine Banane zwischendurch oder eine Hand voll Nüsse sind ein echter Energieboost. Aber bitte Hände weg von Süßigkeiten, der Industriezucker putscht dich auf und das Tief danach ist umso gemeiner. Einen ganz tollen Beitrag dazu hat Melina geschrieben.

Vielleicht ist ja das ein oder andere dabei, dass dir hilft, den Alltag ein bisschen besser zu meistern. Wenn du noch Tipps hast, lass sie gerne in den Kommentaren da. Ich freue mich immer über neuen Input.